Tiedote Henkilötietojen Käsittelystä

Tämä tiedote on laadittu: 01.01.2019

1. HENKILÖTIETOJEN REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSTIEDOT 

JaninPaja Oy (Y-tunnus 1913246-8) (”JaninPaja”)

Radiokatu 10 D 34, 00240 Helsinki

jani@janinpaja.fi, puh. +358 40 586 5654 (arkisin klo 8–19)

 

2. TIETOSUOJAVASTAAVA

Jani Mattsson

jani@janinpaja.fi, puh. +358 40 586 5654 (arkisin klo 8–19)

 

3. TIEDOTTEEN TARKOITUS 

Tässä tiedotteessa kerrotaan, miten JaninPaja käsittelee henkilötietoja markkinointiin, suoramarkkinointiin,  asiakassuhteen solmimiseen ja ylläpitämiseen. Tässä tiedotteessa toimitetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) 14 artiklan mukaiset tiedot niille henkilöille, joiden tietoja JaninPaja käsittelee näihin tarkoituksiin. Tässä tiedotteessa tarkoitetaan termillä ”henkilö” kaikkia niitä ihmisiä, joiden tietoja käsitellään. Sana ”käsitellä” tarkoittaa lainsäädännössä määriteltyä termiä, joka tarkoittaa esimerkiksi vain tallentamista.

 

4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTEET 

4.1 Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

(a) henkilötietojen käsittely, markkinoinnin kohdistaminen (mukaan lukien suoramarkkinointi ja sähköisten suoramarkkinointiviestien lähettäminen), koekäyttötunnusten hallinnointi (luodaan koekäyttötunnukset ja varmistetaan oikeat henkilöt koekäyttötunnuksille, koekäyttötunnusten käytön aikana varmistetaan oikeanlainen käyttö ja koekäyttöjakson jälkeen varmistetaan koekäyttötunnusten tuhoaminen määräajan jälkeen).

(b) Henkilötietoja käytetään myös asiakassuhteen hoitamiseen sekä mahdollisten reklamointien hoitamiseen, käyttötuen antamiseen sekä JaninPaja sisäisiin markkinointi- ja asiakasanalyyseihin ja markkinointitutkimuksiin. Henkilötietoja voidaan käyttää myös JaninPajan oman liiketoiminnan edelleen kehittämiseen.

4.2 Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ovat seuraavat:

(a) Henkilötiedon käsittely on tarpeen kohdan 4.1 (a) sopimuksen täytäntöön panemiseksi tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi henkilön pyynnöstä.

(b) Henkilö on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn sähköisesti tai kirjallisesti tämän tietosuojatiedotteen mukaisiin käyttötarkoituksiin. Henkilöllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa käsittelyyn.

(d) Henkilötiedon käsittely on tarpeen JaninPaja lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

 

5. KÄSITELTÄVÄT HENKILÖTIEDOT 

5.1 JaninPaja käsittelee tiedotteen mukaista tarkoitusta varten seuraavia henkilötietoryhmiä:

Henkilötiedot (kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, yhtiön nimi ja Y- tunnus), erityiset henkilötiedot (kuten sosiaalisen median profiilin valokuva), profilointitiedot (kuten käyttäjän IP-osoite, rajoitetut sijaintitiedot).

 

6. HENKILÖTIETOJEN SIIRROT 

6.1 Henkilötietoja luovutetaan seuraaville tahoille:

(a) ICT-alihankkijat, jotka käsittelevät henkilötietoja ainoastaan JaninPajan kanssa tehdyn sopimuksennojalla ja ainoastaan tuottaakseen JaninPajalle palveluita.

(b) JaninPajan jälleenmyyjät, agentit ja yhteistyökumppanit, jotka käsittelevät henkilötietoja JaninPajan kanssa tehtyjen sopimusten perusteella markkinoidakseen JaninPajan tuotteita ja palveluja.

6.2 EU-alueen ulkopuolelle luovutettavien henkilötietojen osalta noudatetaan EU:n ja Yhdysvaltojen välistä Privacy Shield -järjestelyä sekä EU-komission mallisopimuksia.

 

7. ERI HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA 

7.1 Henkilötietoja käsitellään niin kauan kuin JaninPajan ja henkilön asiakassuhde on voimassa ja asiakassuhteen päättymisen jälkeen hallinnon järjestämisen edellyttämän ajan, joka ei kuitenkaan voi ylittää kolmea vuotta.

 

8. OIKEUS SAADA PÄÄSY ITSEÄ KOSKEVIIN HENKILÖTIETOIHIN 

8.1 Henkilöllä on oikeus saada JaninPajalta tieto hänestä kerätyistä henkilötiedoista. Jos henkilö pyytää useampia jäljennöksiä tiedoistaan, JaninPaja voi periä niistä kohtuullisen lain määrittelemän maksun.

 

9. OIKEUS PYYTÄÄ TIETOJEN OIKAISEMISTA 

Henkilöllä on oikeus vaatia, että JaninPaja oikaisee ilman aiheetonta viivytystä henkilöä koskevat puutteelliset ja virheelliset henkilötiedot.

 

10. OIKEUS PYYTÄÄ TIETOJEN POISTAMISTA 

10.1 JaninPaja poistaa henkilön pyynnöstä häntä koskevat henkilötiedot, mikäli jokin seuraavista edellytyksistä täyttyy:

(a) henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;

(b) henkilö peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;

(c) käsittelyyn ei enää ole olemassa perusteltua syytä;

(d) henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti;

10.2 JaninPajalla ei kuitenkaan ole velvollisuutta poistaa henkilötietoja, mikäli henkilötietojen käsittely on JaninPajalle välttämätöntä: ;

(a) lainsäädäntöön perustuvan, käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista varten;

(b) oikeudellisen vaatimuksen esittämiseksi tai puolustamiseksi.

 

11. OIKEUS PYYTÄÄ KÄSITTELYN RAJOITTAMISTA 

11.1 ”Käsittelyn rajoittamisella” tarkoitetaan henkilötietojen merkitsemistä siten, että niitä käsitellään vain rajoitetusti.

11.2 JaninPaja rajoittaa henkilötietojen käsittelyä henkilön pyynnöstä seuraavissa tilanteissa:

(a) henkilö kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa JaninPaja voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden;

(b) JaninPaja ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta henkilö tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi;

11.3 Yllä mainituissa tilanteissa JaninPaja käsittelee henkilötietoja vain seuraavissa tilanteissa:

(a) henkilön suostumuksella;

(b) oikeudellisen vaatimuksen esittämiseksi tai puolustamiseksi;

(c) toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi; tai

(d) EU:n tai jäsenvaltion yleistä etua koskevasta syystä.

 

12. OIKEUS SIIRTÄÄ TIEDOT JÄRJESTELMÄSTÄ TOISEEN 

12.1 Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely suoritetaan automaattisesti, henkilöllä on pyynnöstä oikeus:

(a) saada ne häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on toimittanut JaninPajalle jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa;

(b) siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista.

 

13. OIKEUS TEHDÄ VALITUS VALVONTAVIRANOMAISELLE 

13.1 Jos henkilö katsoo, että JaninPaja käsittelee henkilötietoja tietosuojaa koskevan lainsäädännön vastaisesti, henkilö voi kannella asiasta valvontaviranomaisena toimivalle Tietosuojavaltuutetulle. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot ovat: http://www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html

 

14. HENKILÖTIETOJEN LÄHTEET 

14.1 Tiedotteen mukaiset henkilötiedot on saatu henkilöiltä itseltään, JaninPajan jälleenmyyjiltä, agenteilta, yhteistyökumppaneilta ja julkisilta internetsivuilta.